Regeln zur Erschließung von Nachlässen und Autographen (RNA)

Betreut von der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz und der Österreichischen Nationalbibliothek Wien

REGELN

INHALTSVERZEICHNIS

Grundlagen

§ 1 Begriffsdefinition Verzeichnungseinheit

Als Verzeichnungseinheit wird jede Vorlage bezeichnet, für die eine Aufnahme erstellt werden soll. Verzeichnungseinheiten können einen Teil oder mehrere Teile umfassen.

§ 2 Begriffsdefinition mehrteilige Verzeichnungseinheit

Als mehrteilige Verzeichnungseinheit wird eine Vielzahl von Vorlagen bezeichnet, die jeweils eine eigene Aufnahme erhalten können.

§ 3 Begriffsdefinition Konvolut

Als Konvolut wird eine Vielzahl von Vorlagen bezeichnet, die als Einheit vorgefunden oder die erst zu einer Verzeichnungseinheit zusammengefasst werden und deshalb nur eine gemeinsame Titelaufnahme erhalten.

§ 4 Schrift

Die Beschreibung jeder Vorlage erfolgt in lateinischer Schrift.

§ 5 Rechtschreibung

Schreibung und Orthographie einschließlich Groß- und Kleinschreibung richten sich im Allgemeinen nach der Vorlage.
Fehlende Akzente und diakritische Zeichen werden nach Möglichkeit ergänzt.

§ 6 Satzzeichen

Innerhalb von Titeln werden die Satzzeichen der Vorlage im Allgemeinen beibehalten. Sie können jedoch weggelassen, verändert und/oder eingefügt werden, wenn es für das Verständnis oder die Übersichtlichkeit erforderlich ist.
Abschlusspunkte am Ende von Titeln und von Zusätzen zum Titel werden im Allgemeinen weggelassen. Frage- und Ausrufezeichen werden übernommen.

§ 7 Auslassungen

Weglassungen gegenüber der Vorlage werden durch eckige Klammern mit drei Punkten ([...]) gekennzeichnet.
Lücken in der Vorlage (z. B. bei Beschädigung oder Unleserlichkeit) werden durch eckige Klammern mit Fragezeichen ([?]) gekennzeichnet. Eine Erklärung erfolgt gegebenenfalls in einer Bemerkung.
Ergänzungen gegenüber der Vorlage werden in eckige Klammern ([ ]) gesetzt.

§ 8 Ziffern, Zeichen und Symbole

Ziffern jeder Art sowie Zeichen und Symbole, die für Zahlen stehen, werden im Allgemeinen durch arabische Ziffern wiedergegeben.
Zahlwörter und römische Ziffern werden übernommen.

§ 9 Abkürzungen

Abgekürzte Wörter der Vorlage werden im Allgemeinen in der vorliegenden Form übernommen, andernfalls gemäß § 7.3 aufgelöst. Grundsätzlich nicht abgekürzt werden
- Personennamen,
- Körperschaftsnamen,
- Wörter in Titeln,
- Sinntragende Wörter in allen Teilen der Beschreibung.
Darüber hinaus sollen im Interesse internationaler Verständlichkeit Abkürzungen bei der Verzeichnung vermieden werden oder müssen sich auf die im Anhang B-2 aufgeführten beschränken.

Bestandteile der Beschreibung

§ 10 Empfohlene Beschreibungskategorien

Grundlage der Verzeichnung ist die Vorlage. Die Verzeichnung umfasst im Allgemeinen die folgenden Angaben:

Personen (§§ 12-19, 22-24)
Körperschaften (§§ 20-24)
Materialhauptgruppen (§ 25)
Titel (§§ 26-31)
Ort (§§ 32-33)
Datum (§§ 34-35)
Art, Umfang, Anzahl (§ 37)
Inhaltsangabe (§ 46)
Benutzungsbeschränkungen (§ 50)

§ 11 Obligatorische Beschreibungskategorien

Folgende Angaben sind für die Verzeichnung obligatorisch:

Personen, die an einer Vorlage beteiligt sind
Körperschaften, die an einer Vorlage beteiligt sind
Materialhauptgruppe
Titel (außer bei Briefen, § 29)
Art, Umfang, Anzahl
Benutzungsbeschränkungen (wenn vorhanden)
Inhaltsangabe bei der Gesamttitelaufnahme

Erfassung der Personennamen

Für die Erfassung eines Personennamens soll in der PND recherchiert werden. Der gefundene individualisierte Datensatz ist zu übernehmen. Ist kein individualisierter Datensatz vorhanden, wird der Personenname nach RAK-WB angesetzt. Besonders zu beachten ist dabei:

§ 12 Namensansetzung

Eine Person ist stets unter demselben Namen und in derselben Namensform anzusetzen (Quellen für gültige Namensansetzungen s. Anhang D-2).

§ 13 Mehrere Namensformen

Hat eine Person ihren Namen oder die Namensform geändert (z.B. Ehename) oder führt sie gleichzeitig mehrere Namen bzw. Namensformen (z.B. Pseudonym, Kurzname), so soll sie im Allgemeinen unter dem am häufigsten verwendeten Namen angesetzt werden.

§ 14 Abweichende Namensformen

Alle vorliegenden und von der angesetzten Namensform abweichenden Namensformen werden als Verweisungsformen erfasst.

§ 15 Verfasserkollektiv

Ein Verfasserkollektiv, das unter einem gemeinsamen Sammelpseudonym geschrieben hat, wird unter diesem Sammelpseudonym erfasst. Die einzelnen Mitglieder werden als Verweisungsform genannt.
Zwischen dem Personennormdatensatz eines Mitglieds und dem Datensatz des Sammelpseudonyms des Verfasserkollektivs wird über eine Affiliation eine Verbindung hergestellt (s. auch § 17.3).

§ 16 Obligatorische individualisierende Personenangaben

Über den Namen hinaus sollen die folgenden Angaben in einheitlicher Form erfasst werden:
- Lebensdaten (Geburts-/Todesjahr)
- Wirkungsdaten (nach vorliegenden Dokumenten)
- Geschlecht
- Berufsbezeichnungen (einheitlich)
- Ländercode (Geburtsland, Wirkungsland, Sprachland, s. Anhang C-1)
Ein Personendatensatz gilt nur dann als individualisiert, wenn dieser mindestens
- einen ausgeschriebenen Nachnamen und Vornamen,
- ein Wirkungsdatum,
- die Geschlechtsangabe sowie
- den Ländercode
aufweist. Ist die Berufsbezeichnung nicht mit angegeben, gilt die Person dennoch als individualisiert. Das Wirkungsdatum wird nur angegeben, wenn weder das Geburts-, noch das Todesjahr bekannt sind.

§ 17 Fakultative individualisierende Personenangaben

Zusätzlich können angegeben werden:
- genaue Lebensdaten
- Geburtsort
- Sterbeort
- weitere Berufsangaben und Funktionen
- sonstige Daten wie Wirkungsort(e), akademische Titel, persönliche Beziehungen etc.
Die zur Ermittlung herangezogenen biographischen Nachschlagewerke oder Quellen, gegebenenfalls auch der Nachlass selbst, werden angegeben. Mögliche Nachschlagewerke dienen der Individualisierung, nicht jedoch der Ansetzung (s. auch § 12).
Hat eine Person im Auftrag einer Körperschaft gearbeitet oder war Mitglied eines Verfasserkollektivs (s. auch § 15), wird diese Körperschaft oder das Sammelpseudonym ebenfalls genannt (Affiliation).
Zur Person des/ der Nachlassers/-in kann eine auf den Nachlass bezogene Kurzbiographie geschrieben werden.

§ 18 Stellvertretend genannte Personen

Personen, die stellvertretend für eine andere Person oder für eine Personengruppe (z.B. für eine Familie oder Einrichtung) genannt sind, werden unter deren Namen mit der Bezeichnung als Ordnungshilfe angesetzt.

§ 19 Sonderfälle der Namensansetzung

Ist die Lesung eines Namens unsicher, wird die entsprechende Person als „Unbekannt“ angesetzt. Lesbare Buchstaben oder Buchstabengruppen werden in einer Bemerkung nach der Vorlage erfasst (s. auch § 24).
Liegt ein Nachname vor, ist aber ein Vorname nicht lesbar oder vorhanden, wird unter dem Nachnamen entsprechend § 12 angesetzt.
Ist der Personenname nicht lesbar, kann die Person jedoch eindeutig identifiziert werden, dann wird sie unter ihrem geläufigen Namen entsprechend § 12 angesetzt.
Geht aus der Vorlage nur ein Initial oder ein Kosename hervor, die nicht einer Person eindeutig zugeordnet werden können, wird unter „Unbekannt“ angesetzt. In einer Bemerkung wird auf die Formen der Vorlage verwiesen. Bei identifizierbaren Kosenamen und Initialen s. auch § 19.3.

Erfassung der Körperschaftsnamen

Für die Erfassung eines Körperschaftsnamens soll in der GKD recherchiert werden. Der gefundene Datensatz ist zu übernehmen. Ist kein entsprechender Datensatz vorhanden, ist grundsätzlich zu beachten:

§ 20 Körperschaftsansetzung

Der Name einer Körperschaft ist nach Möglichkeit nach RAK-WB anzusetzen. Ist dies nicht möglich, ist die am weitesten verbreitete Schreibweise, d. i. in der Regel die von der Körperschaft selbst gewählte Schreibweise, zu erfassen. Kann diese nicht ermittelt werden, ist die Körperschaft in der vorliegenden Form zu erfassen.

§ 21 Zusätzliche Angaben zur Körperschaftsansetzung

Führt eine Körperschaft gleichzeitig mehrere Namen oder Namensformen (z.B. in verschiedenen Sprachen), so werden diese als Verweisung mit aufgenommen.
Hat eine Körperschaft ihren Namen oder die Namensform geändert, sollen zusätzliche Ansetzungen erfolgen. Die Verknüpfung erfolgt über Verweisungen (frühere, spätere oder zeitweise) zwischen den Körperschaftsdatensätzen.
Der Titeldatensatz wird mit dem Körperschaftsdatensatz verknüpft, dessen Name die Vorlage trägt.
Weitere Angaben zur Körperschaft wie
- Gültigkeit (Existenzzeitraum)
- Historie
- Ort bzw. geographische Ansiedlung
können gemacht werden.

§ 22 Funktionsbezeichnungen

Alle wichtigen Personen und Körperschaften, die einen Bezug - sei es aktiv oder passiv - zu einer Vorlage haben, werden unter Angabe ihrer Funktionen im Zusammenhang mit der Verzeichnungseinheit genannt.

§ 23 Namenserläuterungen

Geht kein Name aus der Vorlage hervor, so wird an dessen Stelle die Bezeichnung "Unbekannt" verwendet. Erläuterungen können als Bemerkung angegeben werden.

Kommen in einer Vorlage in ein und derselben Funktion mehrere Personen oder Körperschaften vor, die nicht einzeln genannt werden sollen oder können, so wird dies mit "Verschiedene" angegeben und kann durch Angabe einer Ordnungshilfe näher bestimmt werden.

§ 24 Angabe vorliegender Namensformen

Alle Personen- und Körperschaftsnamen können zusätzlich in der Form und Reihenfolge der Vorlage in einer den Sachzusammenhang beschreibenden Formulierung in einer Bemerkung angegeben werden.

Zuordnung und Titelvergabe

§ 25 Materialhauptgruppen

Unabhängig von der Systematik eines Nachlasses wird jede Verzeichnungseinheit einer der in der Richtlinie genannten Materialhauptgruppe zugeordnet:
- Werke
- Korrespondenzen
- Lebensdokumente
Nicht eindeutig zuordenbare Materialien aus dem Bereich Sammlungen/ Varia können der Sondermaterialhauptgruppe Sammelstücke zugeordnet werden.
Die Gesamtaufnahme eines Nachlasses wird als solche eindeutig gekennzeichnet:
- Nachlass
- Depositium
- Sammlung, etc.
Spezifizierungen können gemacht werden (s. auch § 45).

§ 26 Titel/Incipit/Explizit von Werken

Der Titel einer Vorlage einschließlich möglicher Zusätze wird in der vorliegenden Form übernommen.
Die Sprache der Vorlage kann in codierter Form angegeben werden (s. Anhang C-2).
Erweist sich die zusätzliche Angabe des gesamten Titels oder einzelner Teile in moderner Orthographie als sinnvoll, werden diese in normierter Form und/oder als zusätzliche Suchbegriffe aufgeführt. Ebenso ist mit Zahlen, sonstigen Sonderzeichen oder aufgelösten Abkürzungen zu verfahren.
Enthält die Vorlage keinen Titel, so wird er nach Möglichkeit ermittelt. In einer Bemerkung wird darauf hingewiesen. Führt die Ermittlung zu keinem Ergebnis, so kann als Titel in eckigen Klammern die Angabe „[Ohne Titel]“ gemacht oder – mit entsprechendem Hinweis in einer Bemerkung – eine fingierte sachliche Benennung gegeben werden. Bei fehlendem Titel sollte das Incipit der Vorlage angegeben werden (und im Bedarfsfall das Explizit).
Weitere Titel der Vorlage können angegeben werden.

§ 27 Einheitstitel von Werken

Um alle Vorlagen (verschiedene Entstehungsstufen, Teile, Fragmente und Auszüge, Übersetzungen) eines literarischen oder wissenschaftlichen Werkes mit unterschiedlichen Titeln identifizieren zu können, wird ein Einheitstitel bestimmt. Ist die Vorlage eine Übersetzung, wird auch die Sprache des Originals, also des Einheitstitels, in codierter Form angegeben (s. Anhang C-2).
Ein Einheitstitel kann unabhängig davon, ob das Werk publiziert wurde oder nicht, bestimmt werden. Dabei wird bei publizierten Werken im Allgemeinen der Titel der ersten vollständigen Ausgabe in der Originalsprache des Werkes, d. h. der Drucktitel, zum Einheitstitel bestimmt.
Bei nicht publizierten Werken wird im Allgemeinen der Titel der letzten oder vollständigsten Fassung zum Einheitstitel bestimmt.

§ 28 Einheitsincipit von Werken

Um verschiedene Fassungen eines Werks, vor allem eines Gedichtes, identifizieren zu können, kann ein Einheitsincipit für alle Fassungen bestimmt werden.

§ 29 Titel von Korrespondenzen

Bei Briefen wird im Allgemeinen kein Titel bestimmt. Liegt ein eigener Titel vor, ist dieser als Titel zu verwenden. Bei Konvoluten kann ein entsprechender Titel gebildet werden.

§ 30 Titel von Lebensdokumenten

Bei Lebensdokumenten und Sammlungen wird der vorliegende Titel übernommen oder ein Titel fingiert. Die in Sammlungen enthaltenen Bildmaterialien und Objekte (z.B. wissenschaftliche Instrumente) sollen in knapper Form beschrieben werden.
Sind in einer Akte oder einem Konvolut für den Nutzer nicht zu erwartende Objekte wie Fotografien oder Karten enthalten, die nicht entfernt werden sollen bzw. bei Akten nicht entfernt werden sollten, wird auf diese in einer Bemerkung verwiesen.

§ 31 Titel eines Nachlasses (Gesamttitel)

Der Titel eines Nachlasses/Archivs wird im Allgemeinen aus der zutreffenden Bezeichnung (z.B. Nachlass, Splitternachlass, Sammlung, Kryptonachlass, Archiv) und dem Namen des Nachlassers/Archivs gebildet.
Der Verzeichnungseinheit, die Bestandteil eines Nachlasses/Archivs ist, wird der Gesamttitel oder ein den Nachlass systematisierender Untertitel des Nachlasses (Systematikpunkt) als übergeordneter Titel zugeordnet. Die Gesamttitelaufnahme des Nachlasses, die möglichen systematisierenden Untertitel und die Verzeichnungseinheiten stehen in einer hierarchischen Ordnung.

§ 32 Entstehungsort/Entstehungsland bei Korrespondenzen

Der Entstehungsort wird entsprechend der Vorlage wiedergegeben. Wird ein Entstehungsort ermittelt, sollte dies in einer Bemerkung gekennzeichnet werden. Ist die Ermittlung eines Ortes nicht möglich, so wird er durch die Formel „[Ohne Ort]“ in eckigen Klammern ersetzt. Falsche Entstehungsorte werden übernommen und als solche in einer Bemerkung gekennzeichnet.
Bei mehreren vorliegenden Entstehungsorten sowie bei der Erschließung von Konvoluten mit wechselnden Ortsangaben wird im Allgemeinen der am häufigsten vorkommende Entstehungsort angegeben. Weitere Orte können genannt werden. Auf das Vorhandensein nicht aufgeführter Orte kann in einer Bemerkung hingewiesen werden.

§ 33 Ortsangaben

Ortsnamen sollten zusätzlich in einheitlicher Form angesetzt werden. Die Angabe eines Ländercodes wird empfohlen (s. Anhang C-1).

§ 34 Entstehungsdatum/Entstehungszeitraum

Das Entstehungsjahr oder der Entstehungszeitraum werden in normierter Form angegeben. Dabei werden fehlende Jahrhundertangaben ergänzt. Die auf der Vorlage vorgefundene Form kann zusätzlich angegeben werden.
Ein falsches Entstehungsdatum wird berichtigt. Das richtige Datum wird in normierter Form angegeben, das falsche in der Form der Vorlage mit einem entsprechenden Hinweis in einer Bemerkung (z.B.: 1687, vielmehr 1867).
Ein fragliches oder unvollständiges Entstehungsdatum der Vorlage bzw. ein vermutliches Entstehungsdatum wird normiert ergänzt. Auf die Unsicherheit wird durch eine entsprechende Bemerkung hingewiesen.
Fehlende Jahreszahlen werden durch systemabhängige Platzhalter (z.B. Fragezeichen) ersetzt.
Ist das Entstehungsdatum nicht zu ermitteln und kann auch kein ungefähres Datum angegeben werden, so kann es in eckigen Klammern mit der Formel „[Ohne Datum]“ angegeben werden.
Die Entstehungsdauer einer Vorlage, z. B. bei Konvoluten, wird durch das früheste und das späteste Jahr normiert angegeben.
Die Laufzeit eines Nachlasses/Archivs sollte in normierter Form angegeben werden. Die Laufzeit soll die frühesten und spätesten relevanten Jahre umfassen.

§ 35 Datierungen bei Korrespondenzen

Bei einzelnen Briefen und anderen genau datierten Einzelstücken wird das genaue Tagesdatum in normierter Form aufgeführt. Fehlende oder nicht lesbare Ziffern werden durch systemabhängige Platzhalter ersetzt. Das vorliegende Datum kann zusätzlich angegeben werden.
Bei einem Briefkonvolut sollen die genauen Eckdaten in normierter Form angegeben werden.

Zusätzliche Angaben

§ 36 Ausreifung/Entstehungsstufe

Der Ausreifungsgrad bzw. die Entstehungsstufe eines Textes kann ermittelt werden. Falls in der Vorlage eine Formulierung genannt ist, wird diese übernommen, andernfalls können die in Anhang B-5 genannten Begriffe verwendet werden. Auf falsche Angaben wird in einer Bemerkung hingewiesen.

§ 37 Art, Umfang und Anzahl (Kollationsvermerk)

Die Angaben zu Art, Umfang und Anzahl werden mit ihrer deutschsprachigen Benennung unter Verwendung der empfohlenen Abkürzungen (s. Anhang B-2) und gegebenenfalls nach der Zählung der Vorlage (z. B. arabische Ziffern, römische Ziffern, Großbuchstaben, Kleinbuchstaben) angegeben.
Zur Unterscheidung von gezählten und ungezählten, beschriebenen und leeren, gebundenen und losen Blättern sowie zur Angabe von Behältnissen kann die Benennung durch Zusätze erweitert werden.
Bei Übernahme von vorhandenen Zählungen nach Buchstaben und bei Zählungen, die nicht mit 1 beginnen, wird die Zählung der jeweils ersten und letzten Seite, Doppelseite oder Spalte bzw. dem ersten und letzten Blatt entnommen und die Benennung vor der Zählung angegeben.
Mehrere vorliegende Zählungen werden im Allgemeinen nacheinander, durch Komma getrennt, angegeben. Bei mehr als drei vorliegenden Zählungen kann auf die Angabe der Zählungen verzichtet und stattdessen nur der Vermerk "Getr. Zählung" angegeben werden, unabhängig davon, ob es sich dabei um gleiche oder verschiedene Benennungen handelt.

§ 38 Begleitmaterial

Begleitmaterial, das keine eigene Titelaufnahme erhält, wird in kurzer Form angegeben.

§ 39 Illustrationen

Illustrationen können - gegebenenfalls unter Angabe der künstlerischen Technik - angegeben werden.

§ 40 Format

Das Format kann mit Höhe mal Breite in den herkömmlichen Formatbezeichnungen 2°, 4°, 8° oder nach DIN angegeben werden.

§ 41 Bemerkungen (Fußnoten)

Bemerkungen können in beliebiger Form und Reihenfolge als Ergänzung zur inhaltlichen und formalen Beschreibung angegeben werden.

Spezielle Angaben

§ 42 Sprache

Bei Werken kann die Sprache der Vorlage (z.B. eine Dialektform) zusätzlich zur Angabe des Sprachencodes (s. auch § 26.2) angegeben werden.
Ist die Vorlage vollständig oder in größeren Teilen in mehreren Sprachen geschrieben, so werden alle Sprachen angegeben. Der Begriff "mehrsprachig" kann bei mehr als drei Sprachen verwendet werden.

§ 43 Schrift

Die Schrift der Vorlage kann genannt werden.

§ 44 Einband, Wasserzeichen

Die Art des Einbandes sowie gegebenenfalls Wasserzeichen können angegeben werden.

§ 45 Gattung/Materialart

Hierunter sind die literarischen Grundgattungen Drama, Lyrik, Epos sowie deren Untergliederungen (Romane, Gedichte, Sonette, etc.) oder aber sonstige eine Materialhauptgruppe spezifizierende Materialarten (z.B. Schulzeugnisse, Reisepässe, Baupläne, etc.) zu verstehen (s. Anhang B-3).

§ 46 Inhaltsangabe

Die Gesamtbeschreibung eines Nachlasses muss mindestens eine kurze Inhaltsbeschreibung enthalten.
Eine Zuordnung des Nachlasses oder der Sammlung zu einem oder mehreren Sachgebieten sollte erfolgen (s. Anhang B-4).
Eine Inhaltsangabe oder auch wörtliche Wiedergabe bei der Aufnahme von einzelnen Vorlagen kann in besonderen Fällen erfolgen.

§ 47 Editionshinweise, Literaturhinweise, Bezugswerke

Texteditionen, die auf der Vorlage basieren, können ebenso angegeben werden wie wichtige Literatur über die Vorlage und Bezugswerke (kommentierte, übersetzte, zugehörige, rezensierte Werke).

§ 48 Erwerbung, Verlust

Wichtige Informationen, Namen und Daten über Erwerbung, gegebenenfalls auch Verlust können angegeben werden.
Ebenso können Angaben zur Geschichte eines Nachlasses oder Autographs gemacht werden.

§ 49 Erhaltungszustand, Restaurierungsmaßnahmen

Der Erhaltungszustand, Beschädigungen bzw. erfolgte oder geplante Restaurierungsmaßnahmen können angegeben werden.

§ 50 Benutzungsbeschränkungen, Sperrvermerk

Benutzungsbeschränkungen (Sperrungen, Genehmigungspflicht u. a.) sind möglichst mit den entsprechenden Fristen und Ablaufdaten anzugeben.