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Regeln zur Erschließung von Nachlässen und Autographen (RNA)

Betreut von der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz und der Österreichischen Nationalbibliothek Wien

RICHTLINIE

INHALTSVERZEICHNIS

Einleitung
Allgemeine Vorgaben
Zum Begriff Nachlass
1. Gliederung eines Nachlasses
1.1 Sachliche Ordnung eines Nachlasses
1.1.1 Werke
1.1.2 Korrespondenzen
1.1.3 Lebensdokumente / Sachakten
1.1.4 Sammlungen / Varia
1.2 Zuordnung zu Materialhauptgruppen
2. Erschließung eines Nachlasses
2.1 Nachweise
2.2 Erschließungstiefe
2.3 Mindesterschließung
2.4 Feinerschließung
3. Praktische Hinweise
3.1 Kryptonachlässe
3.2 Zuordnungsprobleme
3.3 Digitale Materialien
3.4 Sondermaterialien
3.5 Nachlassbibliotheken
3.6 Signatur
4. Geschäftsgänge zur Nutzung von Normdaten und zum Nachweis in zentralen Informationssystemen / Portalen
4.1 Deutschland
4.2 Österreich
4.3 Schweiz

Einleitung

Archive, Bibliotheken, Museen und ähnliche Einrichtungen verwahren eine große Zahl schriftlicher Nachlässe, von denen viele umfangreich und von erheblicher Bedeutung für die wissenschaftliche Forschung und interessierte Öffentlichkeit sind. Unerschlossene oder nur rudimentär erschlossene Nachlässe lassen eine Nutzung gar nicht oder nur eingeschränkt zu.

Um die Erschließung von Nachlässen rationell voranzubringen, sind Entscheidungen über die Erschließungstiefe vor dem Hintergrund von Aufwand und angestrebtem Ergebnis abzuwägen. Die Richtlinie und die ihr folgenden Regeln streben eine Vereinheitlichung der Erschließungspraxis an. Sie schaffen damit die Voraussetzung für eine Zusammenarbeit der Nachlässe verwahrenden Institutionen und ermöglicht es, die in elektronischen Systemen erschlossenen Nachlässe im Internet gemeinsam nachzuweisen.

Allgemeine Vorgaben

Nachlässe sollen nach dem Provenienzprinzip als geschlossene Bestände behandelt werden. Zu erhalten sind alle Teile eines Nachlasses, die von bleibendem Wert sind und die z.B. Aufschluss über Werk, Tätigkeit und Biographie des Nachlassers bzw. der Nachlasserin bieten. Die Kassation einzelner Teile reduziert den Nachlass auf seinen bleibenden Wert.

Nachlässe unterliegen, als Gesamtkomplex wie in ihren einzelnen Teilen, einer un-terschiedlichen Nutzung und Nachfrage. Dementsprechend sollten die stärker nachgefragten Nachlässe zuerst und ausführlicher erschlossen werden als die derzeit nicht oder weniger nachgefragten. Einzelnen Teilen eines Nachlasses sollen je nach den aktuellen Interessen ein größeres oder geringeres Maß an Aufmerksamkeit und Arbeit zukommen.

Ziel der Erschließung eines Nachlasses ist es, seine Teile zu identifizieren, sie in eine systematische Gliederung zu bringen und zu verzeichnen. Die Erschließung ist in der Regel keine wissenschaftliche Textuntersuchung und kann nicht einer kritischen Edition entsprechen; sie soll nicht in jedem Fall die Identität eines Stücks feststellen, muss aber der Art und der Qualität des Nachlasses und der einzelnen Stücke gerecht werden. Die Erschließung soll die Forschung an das Material heranführen, ihr aber grundsätzlich nicht die eigene Einsichtnahme ersetzen.

Zum Begriff Nachlass

Als Nachlass wird die Summe aller Werke, Arbeitspapiere, Korrespondenzen, Lebensdokumente und Sammlungen, die sich bei einem Nachlasser/ einer Nachlasserin zusammengefunden haben (echter Nachlass) oder nach seinem/ ihrem Tode hinzugefügt worden sind (angereicherter Nachlass), verstanden.

1. Gliederung eines Nachlasses

1.1 Sachliche Ordnung eines Nachlasses

Im Interesse guter Benutzbarkeit muss jeder einzelne Nachlass eine nachvollziehbare sachliche Gliederung aufweisen. Vorgefundene Gliederungen sind auf ihre Brauchbarkeit hin zu prüfen und möglichst unverändert zu übernehmen. Liegt keine befriedigende Gliederung vor, wird empfohlen, den Nachlass grob nach einem formalen und/oder sachlichen Gliederungsschema zu systematisieren, z. B. nach Werken, Korrespondenzen, Lebensdokumenten und Sammlungen/ Varia. Die interne Ordnung der Verzeichnungseinheiten (s. § 1) sollte einheitlich sachlich, alphabetisch und/oder chronologisch sein. Provenienzfremde Materialien werden als solche gekennzeichnet.

1.1.1 Werke

Werke sind alle vom Nachlasser/der Nachlasserin verfassten Aufzeichnungen künstlerischen, wissenschaftlichen, journalistischen und politischen Inhalts unabhängig von der Form, in der sie überliefert sind und davon, ob sie abgeschlossen oder unvollendet sind.

1.1.2 Korrespondenzen

Die in einem Nachlass enthaltenen Korrespondenzen (Briefe, Karten, Telegramme usw.) können

• an den Nachlasser/ die Nachlasserin gerichtet,
• vom Nachlasser/ der Nachlasserin verfasst oder
• von Dritten an Dritte gerichtet sein.

Soweit eine Neuordnung vorgenommen wird, erfolgt die Gliederung in jeder Reihe alphabetisch nach Verfassern bzw. Empfängern gegebenenfalls mit chronologischer Feingliederung. Korrespondenzen können zu Konvoluten zusammengefasst werden (z.B. Gratulations- und Kondolenzschreiben, Leserzuschriften, Familienbriefe, Briefe eines Absenders). Die Korrespondenzstücke, die in sachlich gebildeten Konvoluten enthalten sind, sind grundsätzlich dort zu belassen.

1.1.3 Lebensdokumente/ Sachakten

Lebensdokumente sind

• einzelne Dokumente und Konvolute, die aus beruflicher, organisatorischer, gesellschaftlicher oder politischer Tätigkeit erwachsen sind oder
• Dokumente der privaten Lebensführung.

Soweit eine Neuordnung vorgenommen wird, erfolgt die Gliederung in der Regel nach Sachbetreffen. Insbesondere zu Akten zusammengefasste Dokumente der privaten Lebensführung oder der beruflichen Tätigkeit sind als solche geschlossen zu erschließen. Eine Einzeldokument- oder Einzelblatterfassung erfolgt im Allgemeinen nicht.

1.1.4 Sammlungen / Varia

Die Gruppe Sammlungen/ Varia umfasst alles, was nicht eindeutig in die oben genannten Gliederungsgruppen eingeordnet werden kann. Dazu gehören

• vom Nachlasser selbst als auch
• von Dritten nach dem Tod des Nachlassers über ihn, sein Werk und seine Wirkung angelegte Sammlungen.

Soweit eine Neuordnung vorgenommen wird, erfolgt die Gliederung in der Regel nach formalen Kriterien oder Sachbetreffen.

1.2 Zuordnung zu Materialhauptgruppen

Unabhängig von der sachlichen Ordnung soll jede Verzeichnungseinheit einer der Materialhauptgruppen zugeordnet werden (s. § 25).

Die Kennzeichnung einer Verzeichnungseinheit mit einer einheitlichen Materialhauptgruppe ermöglicht das Auffinden z. B. aller Werke einer Person.

2. Erschließung eines Nachlasses

Die Erschließung erfolgt in einem geeigneten elektronischen System, das gegebenenfalls den Nachweis in überregionalen Nachweissystemen ermöglicht.

2.1 Nachweise

Der Erwerb eines Nachlasses sollte umgehend durch eine zusammenfassende, formale Beschreibung in einem Onlineverzeichnis nachgewiesen und der Öffentlichkeit bspw. durch eine Pressemitteilung bekannt gemacht werden (vgl. Punkt 4).

2.2 Erschließungstiefe

Die Tiefe der Erschließung orientiert sich im Allgemeinen an Forschungs- und Benutzungsinteressen und erfolgt vom Allgemeinen zum Besonderen. Die Tiefe der Gliederung ist abhängig von der Komplexität des Nachlasses. Sie soll eine Übersicht schaffen und zugleich den Zugang zu den Materialien des Nachlasses erleichtern.

2.3 Mindesterschließung

Zur Mindestaufnahme eines Nachlasses gehören die Angaben von:

• Nachlasstitel
• Nachlasser/-in
• Umfang
• Inhaltsangabe
• Benutzungsbeschränkung

Des Weiteren soll eine Laufzeit angegeben werden. Zusätzlich kann eine Zuordnung des Nachlasses zu einem Sachgebiet erfolgen.

2.4 Feinerschließung

Die Feinerschließung, wenn erforderlich bis auf die Einzelblattebene, erfolgt abhängig von den Materialien. Die Behandlung der unterschiedlichen Materialien – Werke, Korrespondenzen, Lebensdokumente –, die in einem Nachlass enthalten sein können, erfolgt entsprechend den nachfolgenden Regeln.

3. Praktische Hinweise

3.1 Kryptonachlässe

Finden sich in einem Nachlass Materialien von Familienmitgliedern oder anderen Personen in einem größeren Umfang, sind sie in einer gesonderten Gruppe zusammenzufassen oder separat aufzustellen, damit sie analog zum eigentlichen Nachlass geordnet und erschlossen sowie gegebenenfalls durch eine eigene Systematik strukturiert werden können.

3.2 Zuordnungsprobleme

In der Praxis sind Zuordnungsprobleme recht häufig, z.B. wenn ein Tagebuch Prosaentwürfe (etwa Romanfragmente) enthält oder auf ein- und demselben Überlieferungsträger verschiedene Gattungstypen (etwa ein Gedicht, Aphorismen und ein Kurzprosatext) vertreten sind. In diesen Fällen gilt es, die zuzuordnende Einheit in die Materialhauptgruppe oder einer ihrer Untergruppen einzuordnen, wo sie vom Sachbetreff her die größere Relevanz hat. Es ist auch möglich, Zuordnungen nur mit Hilfe des elektronischen Systems vorzunehmen und die einzelnen Vorlagen nach anderen Kriterien zu lagern.

3.3 Digitale Materialien

Die vorgestellten Materialhauptgruppen gelten prinzipiell auch für Materialien, die nur in digitaler Form auf einem Datenträger vorliegen. Hierbei ist zu beachten, dass durch ein aktuelles Sicherungsverfahren der dauerhafte Erhalt und die Nutzbarkeit der Informationen gewährleistet werden muss.

3.4 Sondermaterialien

Praktische Probleme erzeugen Sondermaterialien wie Fotos, Plakate, Objekte und audio-visuelle Medien, die, konservatorisch bedingt, an unterschiedlichen Orten magaziniert werden sollten bzw. in bestimmten Einrichtungen traditionsgemäß an spezialisierte Institutionsabteilungen abgegeben werden (z.B. Plakat-, Karten- und Fotosammlung, Mediathek). Dies gilt auch für Drucke, die im Nachlass enthalten sind. Die Erschließung dieser Sondermaterialien erfolgt in der Regel nach den für diese Materialien üblichen Erschließungs- und Katalogisierungsregeln. Bei Ausgliederungen soll sowohl der Verweis auf die Zugehörigkeit zum ursprünglichen Nachlass als auch eine Standortangabe des ausgegliederten Objekts im Nachlassverzeichnis nicht feh-len. Die Erschließung in elektronischen Systemen bietet die Möglichkeit der virtuellen Zusammenführung. Besteht die Möglichkeit einer Ausgliederung von Sondermaterialien und einer Spezialkatalogisierung nicht, können diese mithilfe der Minimalstandards der RNA verzeichnet werden.

3.5 Nachlassbibliotheken

In Bezug auf Nachlassbibliotheken wird empfohlen, Bücher mit Widmungen und Arbeitsspuren (Unterstreichungen, Marginalien usw.) besonders zu behandeln. Ihr handschriftlicher Anteil kann wie ein Autograph beschrieben werden.

Die Nachlassbibliothek selbst kann zusammen mit dem Nachlass oder aber separat aufgestellt oder gar – mit entsprechenden Verweisen – in einen Bibliotheksbestand eingearbeitet werden.

Es ist auch möglich, die Nachlassbibliothek abzugeben und nur die Bücher zu bewahren, die handschriftliche Anmerkungen, Widmungen oder ähnliches aufweisen. Vor der Auflösung einer Nachlassbibliothek empfiehlt es sich, ein Verzeichnis der betroffenen Bibliothek zu erstellen.

3.6 Signatur

Jede Verzeichnungseinheit ist mit einer eindeutigen Signatur zu versehen, um die Verklammerung zwischen der Verzeichnungseinheit und dem Standort im Magazin zu gewährleisten.

4. Geschäftsgänge zur Nutzung von Normdaten und zum Nachweis in zentralen Informationssystemen/ Portalen

4.1 Deutschland

Alle Nachlässe sollen in Deutschland über den Kalliope-Verbund oder die Zentrale Datenbank Nachlässe des Bundesarchivs gemeinsam präsentiert werden. Zu den speziellen Möglichkeiten der Teilnahme an den genannten Verbünden und die Verwendung der Personennormdatei (PND) und der Gemeinsamen Körperschaftsdatei (GKD) [siehe Website Kalliope: http://www.kalliope-portal.de/].

4.2 Österreich

Zurzeit haben in Österreich Zugang zur Personennormdatei (PND) nur die Einrichtungen, die am Österreichischen Bibliothekenverbund (ÖBV) teilnehmen. Der ÖBV bietet die Daten der PND gespiegelt in der ÖPND (Aleph-Datenbank) an. Neuansetzungen und Korrekturwünsche werden über ein Redaktionsschema an die PND-Zentralredaktion, die an der Österreichischen Nationalbibliothek (ÖNB) situiert ist, gemeldet. Diese integriert die Daten in die originale PND der Deutschen Bibliothek. Neuansetzungen und Korrekturen in der Quelldatei werden durch einen wöchentlichen Änderungsdienst der ÖPND nachvollzogen. Näheres zur PND allgemein und zur PND-Österreich unter dem Menüpunkt Services auf der Website der ÖNB.
URL: http://www.onb.ac.at/services/pnd/leitfaden_fr.htm

4.3 Schweiz

Die Schweizerische Landesbibliothek (SLB) und das Schweizerische Literaturarchiv (SLA) betreuen die zentrale Datenbank Repertorium der handschriftlichen Nachlässe in den Bibliotheken und Archiven der Schweiz - Répertoire sommaire des fonds manuscrits conservés dans les bibliothèques et archives de Suisse - Repertorio sommario dei fondi manoscritti nelle bibliothèques et archives de Suisse - Repertorio sommario dei fondi manoscritti nelle biblioteche e negli archivi delle Svizzera, in welcher die aufbewahrenden Institutionen ihre handschriftlichen Nachlässe und Archive von Personen und Familien mit einer kurzen Beschreibung des Nachlasses oder Archivs anzeigen können. Die Datenbank ist in vier Sprachen unter der Adresse http://www.snl.admin.ch/repertoi/alsrep.htm zugänglich. Eine Erweiterung für Archive von Institutionen ist geplant. Die Datenbank stellt ein Feld für einen weiterführenden Link auf ein Online-Inventar des betreffenden Nachlasses oder Archivs zur Verfügung, sofern ein solches vorhanden ist. Die Kooperationspartner können ihre Daten selber aktualisieren, sie haben einen passwortgeschützten Zugang zum Online-Formular, mit welchem sie neue Einträge in die Datenbank vornehmen können. Neue Partnerinstitutionen erhalten über die Emailadresse slb-iac@slb.admin.ch einen Zu-gang zum Online-Formular.